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Assistant(e) de direction (H/F)

Mis à jour le 02.04.2024

à temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
Poste à pourvoir le 1er juin 2024

Poste basé à Saint-Denis La Plaine

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

La direction Procréation, Embryologie et Génétique humaines (DPEGh), composée de 14 agents, est rattachée à la direction générale médicale et scientifique (DGMS) de l’Agence de la biomédecine.
La DPEGh est constituée de trois pôles :
• le pôle « assistance médicale à la procréation (AMP) » ;
• le pôle « diagnostics » couvrant les domaines de la médecine foetale, du diagnostic prénatal (DPN), du diagnostic préimplantatoire (DPI) et du diagnostic génétique postnatal ;
• le pôle « évaluation-biostatistiques ».
Placé(e) sous la responsabilité du directeur de la direction PEGh, le/la assistant(e) de la direction assure un rôle d’assistanat et contribue à la mise en oeuvre organisationnelle des actions stratégiques en matière de procréation, d’embryologie et de génétique humaines (PEGh), en particulier en matière d’assistance médicale à la procréation (AMP).

Missions principales

L’assistant(e) de la direction :

• Assiste le directeur et les agents de la direction PEGh pour les questions administratives et organisationnelles, en particulier en matière d’assistance médicale à la procréation (AMP) :
o accueil téléphonique ;
o gestion des agendas ;
o mise à jour des tableaux de service ;
o correction et mise en forme de documents, courriers, notes, rapports, etc. ;
o suivi, enregistrement des dossiers, documents soumis à avis ou à signature ;
o mailing ;
o classement et archivage ;
o organisation des réunions de direction ;
o organisation des réunions avec des experts internes ou externes ;
o gestion des déplacements, missions et congrès, en France et à l’étranger, suivi des frais de missions en lien avec le pôle frais de missions ;
o gestion des demandes de travaux (diaporama, poster, etc.), de fournitures et des commandes.

• Contribue à la mise en oeuvre organisationnelle des missions stratégiques de la PEGh, en particulier en matière d’assistance médicale à la procréation (AMP) :
o gestion des groupes de travail (GT) (création avec appels à candidature, renouvellement du groupe, convocation, déplacement des experts, gestion des ordres du jour, comptes rendus, documents, etc., gestion des déclarations d’intérêt des experts) ;
o contribution à la gestion organisationnelle des travaux en lien avec l’action de territorialisation du plan PEGh auprès des agences régionales de santé (ARS) ;
o suivi des autorisations ;
o organisation logistique de formations ;
o mise à jour des connaissances juridiques et réglementaires sur les procédures établies par la loi de bioéthique, les décrets et arrêtés relatifs à l’AMP ;
o information des professionnels sur les différentes procédures.

• Assure le relai du binôme sur les missions de diagnostic et de génétique.

Relations fonctionnelles

• L’assistant(e) est l’interface entre la direction PEGh et les autres directions ou pôles transverses de l’Agence dans l’organisation du travail.

Spécificités et contraintes du poste

• En complémentarité et en binôme avec la seconde assistante de la direction PEGh, vous avez un rôle de coordination fonctionnelle avec les autres assistantes de la DGMS.

Connaissances , compétences & aptitudes

• Formation : baccalauréat minimum ou équivalent ;
• Bonne connaissance des logiciels bureautiques, notamment Word, Excel, Powerpoint ;
• Bonne orthographe ;
• Bonne capacité relationnelle ;
• Rigueur et capacité d’organisation ;
• Autonomie et esprit d’initiative ;
• Discrétion ;
• Capacité de discernement ;
• Respect des délais.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation
1. de préférence par mèl à :

recrutement@biomedecine.fr
DRH/2024-DPEGh-ASSISTANT-ODU

2. ou par voie postale à :

Agence de la biomédecine
DRH/2024-DPEGh-ASSISTANT-ODU
Madame Orphélia DUMEZ
1, avenue du Stade de France – 93212 SAINT-DENIS-LA-PLAINE cedex

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.

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