Assistant(e) du PNRG (H/F)

A temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
Poste à pourvoir le plus vite possible
Poste basé à Saint-Denis (93)

L’établissement

L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui impliquent, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.
L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

Environnement du poste

Le pôle national de répartition des greffons (PNRG) est rattaché à la direction du prélèvement et des greffes d’organes et de tissus (DPGOT).
Il s’agit d’un pôle opérationnel prenant en charge l’inscription des patients sur la liste nationale d’attente de greffe, assurant la répartition et l’attribution des greffons au plan national et international et la gestion du registre national des refus (RNR).

Missions principales

L’assistant(e) du PNRG :

1. Prend en charge le secrétariat du PNRG :
• Gestion des agendas des responsables ;
• Mise à jour des évènements type réunions, formations, congés et congrès et élaboration de CR ;
• Organisation des déplacements des différents acteurs du PNRG via l’outil DOMINO (réservation de titres de transport remboursement de frais de missions) ;
• Rédaction, suivi et archivage du courrier ;
• Assurer l’accueil téléphonique : prise de rendez-vous et des messages ;
• Assurer le suivi et l’archivage documentaire (courriers entrants et sortants) ;
• Mission archivages : Externalisation des dossiers donneurs 1 à 2 fois par an (réalisation du bon de versement, vérification de la conformité des boites avant départ) ;
• Archivage des dossiers au siège (deux salles d’archives au PNRG) ;
• Gestion des demandes de retour des boîtes pour récupération d’informations ;
• Prise en charge du courrier ;
• Rédaction et mise en page des courriers à la signature de la direction ;
• Gestion et suivi des courriers de demandes de nouvelles et/ou remerciements des patients greffés en collaboration avec les SRA et les organisations européennes (FOEDUS) ;
• Participation aux groupes de travail dont politique d’archivage informatique ;
• Support aux différents unités (liste nationale d’attente, registre national des refus).

2. Organise et gère les réunions internes et externes :
• Réservation de salles via D-Clic ;
• Organisation des réunions ;
• Convocation des participants ;
• Installation et préparation de la salle (vérification du matériel nécessaire) ;
• Prise en charge de l’accueil des personnes externes ;
• Réservation des titres de transport des participants externes ;
• Réservation de visioconférences via l’outil ZOOM ;
• Réalisation et transmission des ordres du jour ;
• Organisation logistique des réunions le jour J avec l’accueil des participants et/ou leur connexion par visioconférence ;
• Prise de notes et rédaction de tous les comptes rendus et diffusion.

3. Gère les demandes d’avis d’autorisation d’activité de prélèvements :
• Réception des demandes d’avis d’autorisation de prélèvements ;
• Transmission et suivi des demandes auprès des adjoints du directeur ;
• Complétude du logiciel AGAAR.

4. Gère les courriers reçus via la boite contact :
• Suivi des courriers en lien avec les unités ;
• Complétude du tableau de suivi des courriers reçus via la boite contact.

5. Assure la gestion des bons de commandes sur SAP pour les demandes de facturation de transports de greffons.

Relations fonctionnelles

• Confidentialité et devoir de réserve ;
• Savoir identifier une situation ou un courrier à risque et informer sa hiérarchie.

Spécificités et contraintes du poste

Liaisons fonctionnelles avec :
• en interne, l’ensemble des services de l’Agence. Interface active entre les différents services et pôles de la DPGOT ;
• en externe, l’ensemble des professionnels impliqués dans l’activité de prélèvement et de greffe d’organes et de tissus.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Formation : De préférence secrétariat médical et/ou BTS

• Expérience :

• Expérience souhaitée de 3 à 5 ans d’expérience dans un emploi de secrétariat en milieu de santé.

• compétences :

• Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, intranet et internet) ;
• Connaissance des applications/logiciels Cristal, SESAME, Infoservice, AGAAR, SAP ;
• Qualités relationnelles avérées : contact avec les interlocuteurs de statuts/fonctions variés.
• Anglais

• Qualités :

• Autonomie, prise d’initiative ;
• Aptitude à rendre compte ;
• Capacités d’adaptation ;
• Disponibilité, polyvalence.

Modalités de candidature*

Pour postuler à cette offre, merci de nous faire parvenir votre CV ainsi qu’une lettre de motivation :

1. de préférence par mail à :
recrutement@biomedecine.fr
DRH/2025-DPGOT-PNRG-ASSISTANT-TRO

*A l’issue du processus de recrutement, il vous sera demandé de remplir une déclaration d’intérêts.
La déclaration d’intérêts est une déclaration sur l’honneur concernant les liens directs ou indirects que vous pourriez avoir avec toute entreprise ou organisme privé intervenant dans le champ des missions de l’Agence de la biomédecine.
Ce document reste confidentiel ; il sera conservé dans votre dossier à la direction des ressources humaines.